링크가 대화 밖으로 나가면 권한도 따라갈까?
문서 링크는 편리한 포인터처럼 보이지만 보기 능력을 함께 줄 수도 있다. 지정한 사람, 링크 소유자, 공개 게시의 독자는 다르다. 잘못된 사람이 복사한 뒤 회수하기보다 보내기 전에 독자를 이해하기가 쉽다.
링크를 복사하기 전에 독자를 고르자.
이름과 소유와 공개
지정 사용자 방식은 로그인 신원이 허용됐는지 서비스가 확인한다. 링크 소유자 방식은 제품 규칙에 따라 링크만 있어도 볼 수 있다. 공개 항목은 더 넓게 열릴 수 있다. 익숙한 버튼 색보다 접근 설명을 읽자.
링크는 전달되거나 다른 문서와 메시지 기록에 남는다. 소유가 접근을 허용하면 소유자가 모두를 지명하지 않아도 독자가 늘어난다. 공개와 검색 색인은 다르다. 검색 결과에 없어도 의도한 그룹 밖에서 접근할 수 있다.
네 사람 모형
Mira, Tao, Ren, 일반 Visitor를 사용했다. 지정 접근에는 앞의 둘, 링크 사례에는 앞의 셋, 공개 사례에는 네 표본 모두 포함된다. 수는 둘·셋·넷이지만 공개 접근이 실제로 이 네 이름에만 제한되는 것은 아니다.
편집자는 Mira 하나다. Tao는 지정 보기 권한이 있어도 편집하지 못한다. 여섯 검사는 독자 수, 한 편집자, 보기와 편집 차이, 나중 취소의 한계를 다룬다. 실제 링크나 권한 변경, 사람에게 문서 공유는 없었다.
권한 수준은 두 번째 결정
보기, 댓글, 편집은 다른 능력이다. 편집자는 제품에 따라 문서나 구조를 바꿀 수 있다. 협업을 지원하는 가장 작은 역할을 선택하자. 읽기만 필요한 사람에게 대화 상자의 첫 선택이라는 이유로 편집을 주지 않는다.
문서는 폴더, 팀, 조직에서 접근을 상속할 수 있다. 보이는 링크 하나를 제한해도 모든 경로가 없어지는 것은 아니다. 실제 서비스의 전체 목록과 상속 설정을 확인한다. 이 모형에는 그룹과 상속이 없어 실제 문서의 비공개 여부를 판단하지 못한다.
취소는 미래를 바꾼다
링크를 제한으로 바꾸면 그 경로의 이후 접근을 막을 수 있다. 이미 다운로드한 사본, 스크린샷, 기억을 지우지는 못한다. 그래서 독자 결정은 전송 전이다. 지원되는 만료나 다운로드 제어도 효과와 한계를 알아야 한다.
의도치 않은 공유를 발견하면 해당 경로를 신속히 제한하고 남은 접근과 조직 절차를 확인한다. 링크가 멈췄다고 정보를 회수했다고 말하지 않는다. 다음 행동은 무엇을 누구에게 공유했는지에 달렸으며 현재 대화 상자 모양만으로 정해지지 않는다.
보낼 내용도 살펴보자
올바른 접근 설정이 모든 내용을 수신자에게 적절하게 만들지는 않는다. 도구 동작에 따라 댓글, 숨은 내용, 연결 파일, 관련 버전 기록을 검토한다. 완성된 출력과 편집 원본은 다른 정보를 드러낼 수 있다. 협업에 맞는 파일을 선택하자.
보내기 전에 지정한 사람만 볼 수 있는지, 링크를 받는 누구나 볼 수 있는지 평범한 말로 읽어 보자. 의도한 대화보다 넓게 들리면 먼저 바꾼다. 협업이 끝나면 다시 검토한다. 복사하기 쉬운 링크이기에 독자를 의도적으로 정할 순간이 필요하다.